Mijn GTD systeem

Soms heb ik zo veel werk op mijn bordje liggen dat ik even niet meer weet waar ik moet beginnen. Ik maak dan even een pas op de plaats en schrijf alle klusjes op papier en stel mijn prioriteiten. Aangezien ik toch een beetje van het papierloos werken ben ben ik op zoek gegaan naar een goede TODO app om al mijn acties in op te slaan. Ik heb ze allemaal uitgetest; Any.do, Todoist, Evernote, Wunderlist, Google Keep, en nog een aantal.

TODO apps werken niet (voor mij)
Ik ben er achter gekomen dat TODO apps niet werken. In elk geval niet voor mij. De meeste informatie wordt verspreid via E-mail dus waarom zou ik deze mail om gaan zetten naar taken in een of andere TODO app? Dit zijn alleen maar extra handelingen en werkt mijn uitstelgedrag in de hand.

Wat werkt dan wel?
Ik heb een systeem voor mijzelf bedacht waarbij ik altijd een compleet overzicht heb van mijn taken, en als bonus is mijn mailbox ook bijna altijd leeg. Het werkt redelijk simpel:

“Mijn GTD systeem” verder lezen

Papierloos werken: Automatisch archiveren van E-mail

Soms wil je mailberichten bewaren omdat je ze later nog eens nodig hebt. Denk aan bijvoorbeeld aan IDEAL betalingsbevestigingen, facturen van webshops, mail van een specifieke afzender etc. Ik bewaar alle documenten die ik wil bewaren in Evernote. Zo heb ik alles altijd op één plek.

Ik bestel nogal eens wat via webshops en krijg ik facturen en betaalbevestigingen via de mail toegestuurd. Ik kan elke keer handmatig deze mails doorsturen naar mijn Evernote account, maar het kan ook automatisch. Scheelt weer een paar handelingen. In de uitleg hieronder maak ik gebruik van een Gmail account. Maar met bijvoorbeeld Outlook kun je ook iets soortgelijks inregelen met behulp van regels.

Het werkt als volg:

“Papierloos werken: Automatisch archiveren van E-mail” verder lezen

Wat ligt er voorbij je comfort zone?

Als je vooruit wil, of het nu in de zakelijke of privé sfeer is, zul je in beweging moeten komen en uit je comfortzone moeten stappen. Want voorbij je comfort zone ligt je persoonlijke ontwikkeling, en hier leer je jezelf echt kennen. Zo vond ik het zelf vreselijk moeilijk om bijvoorbeeld een presentatie te geven aan een groep mensen. Ik vond het echter wel belangrijk om mijzelf hierin te ontwikkelen dus ben ik mijzelf gaan dwingen om het toch te doen. Het resultaat is dat ik er nu best goed in ben geworden, omdat ik nu weet dat ik het kan. (Al heb ik nog steeds last van klamme handjes hoor.)

Angst
Je comfortzone, de naam zegt het al, is natuurlijk lekker veilig maar als je hierin blijft blijft alles zoals het is. Als je hier vrede mee hebt is dit natuurlijk prima, maar ikzelf heb altijd de drang om de lat hoger te leggen voor mijzelf. Ik wil niet in een sleur terecht komen. Het voelt gewoon erg goed als je iets gepresteerd hebt waarvan je eerder dacht dat je het niet kon of niet durfde.
uit je comfortzone stappen is eigenlijk over je angst heen stappen.

Het presenteren, waarvan ik dacht dat ik er slecht in was, was gewoon iets wat tussen mijn oren zat. Toen ik eenmaal een aantal keer voor een groep gestaan had kreeg ik alleen maar complimenten. Ik kreeg zelf complimenten over die ene keer dat ik dacht dat ik een minuut lang dichtklapte. Mijn publiek had dit helemaal niet gemerkt en vond dat ik erg evenwichtig en duidelijk overkwam. Ik kan je zeggen, dat was echt een boost voor mijn zelfvertrouwen.

Een ander voorbeeld. Sinds vorig jaar ben ik gestart met hardlopen en dit gaat steeds beter. In het begin vond ik het best lastig en was ik na 1 kilometer uitgeput (mijn conditie was 0) Dit jaar is mijn doel om de Dam tot Dam loop te gaan doen. Als je merkt dat je steeds veder kunt rennen geeft dit ook een goed gevoel.

Resultaat
Doordat ik uit mijn comfortzone durf te stappen ervaar ik het gevoel van ‘overwinning’. Het is goed voor mijn zelfvertrouwen en het smaakt naar meer! Ik heb geleerd dat voorbij mijn comfortzone een hele wereld openligt en deze ga ik ontdekken. stap voor stap.

Papierloos werken: mijn digitale brein

Evernote  is de applicatie die ik gebruik om thuis al mijn documenten, gedachten, lijstjes, reminders enz. in op te slaan. Mijn digitale brein als het ware. Alles wat ik wil onthouden sla ik op in mijn digitale archief zodat ik altijd alles bij de hand heb. Ik wil in deze post laten zien hoe mijn workflow er uit ziet.

Ik gebruik Evernote al een aantal jaar en er staan inmiddels 1172 documenten in. In al deze documenten kan ik binnen enkele seconden het document kan vinden dat ik op dat  moment nodig heb. Dit komt omdat ik al mijn documenten op een eenduidige manier opsla. De kracht van Evernote overigens, of een willekeurige andere archiefapplicatie komt pas goed tot zijn recht als er een wat grotere hoeveelheid documenten in staat. Dus geef het een kans en probeer het een tijdje.

Houdt het simpel
De sleutel van een goed digitaal archief is dat je het niet te ingewikkeld moet maken. In Evernote kun je oneindig veel notitieboeken en tags aanmaken. Mijn advies is om het simpel te houden en consequent dezelfde werkwijze aan te houden. Ikzelf heb slechts een paar notitieboeken en niet al te veel tags. Er zijn hele studies over het gebruik van Evernote gedaan en er zijn een heleboel boeken over geschreven. Een voorbeeld is ‘The secret weapon’. Dit is een heel systeem gebaseerd op het Getting Things Done principe van David Allen. Het systeem gebruikt Evernote om GTD toe te passen. Ik zou deze site zeker eens doorspitten, GTD is een goede managementmethode maar naar mijn mening niet geschikt om binnen Evernote te organiseren. Evernote is een archiefapplicatie en laten we het hiervoor gebruiken.

Mijn workflow
Mijn workflow wat betreft het digitaliseren probeer ik zo simpel mogelijk te houden, het bevat de volgende onderdelen:

  1. Archiveren of niet?
  2. Inbox
  3. Document titels
  4. Notitieboeken
  5. Tags

Hieronder heb ik de workflow even uitgetekend. (Ik ben niet zo’n tekenheld zoals je ziet)

“Papierloos werken: mijn digitale brein” verder lezen

Papierloos werken, tips en trucs

Er gaat thuis dagelijks zoveel papier door mijn handen. Waar berg ik het allemaal op? Dozen vol papieren op zolder en mappen vol documenten. Ik gooit het niet weg want misschien heb ik het nog eens nodig. Gelukkig corresponderen steeds meer instanties via e-mail, wat dan wel weer een overvolle mailbox als gevolg heeft.

Waar ik naar op zoek was is een oplossing waarbij ik al mijn fysieke en digitale documenten in op kan slaan. Een plek waar ik al mijn documenten binnen een paar seconden kan vinden, altijd en overal. Een perfecte oplossing hiervoor is Evernote.

“Papierloos werken, tips en trucs” verder lezen

Slaat de automatisering door?

Een tijdje geleden vroeg mijn vrouw een spaarrekening aan voor een van onze kinderen. Vervolgens werd zij diverse keren gebeld met de vraag of ze bepaalde stukken nog wilde ondertekenen. Welke stukken? vroeg mijn vrouw dan, we ontvingen niets. Uiteindelijk kregen we te horen dat de stukken waarschijnlijk in het portaal klaar stonden. Mijn vrouw logde in, maar niets te vinden. De medewerkers van de bank hadden geen idee. Mevrouw, de stukken zijn echt aan u verstuurd hoor. Ineens kreeg mijn vrouw een ingeving. Wij hebben een en/of rekening, als ik nu eens inlogde onder mijn naam? Ja hoor, daar stond het. Mijn vrouw vraagt iets aan, maar het komt in mijn inbox te staan. Waarom? waarom 2 mailboxen? Het is toch een gezamenlijke rekening?

Wat mij steeds vaker opvalt is dat medewerkers van in dit geval de bank geen idee hebben hoe hun eigen processen werken. Het wordt steeds meer een ICT feestje, maar de medewerkers die het contact met de klant hebben, hebben echt geen idee. Vakkennis verdwijnt, alle informatie wordt gepresenteerd op computerschermen. Grote bedrijven zeggen dat ze automatiseren om de klant beter en sneller te kunnen bedienen maar dit is volgens mij niet de primaire drijfveer. Wat de bedrijven natuurlijk willen is zoveel mogelijk werk verzetten met zo weinig mogelijk mensen. Ik geloof best dat klanten sneller bediend kunnen worden worden via de digitale weg, maar dan moet het proces wel goed ingericht zijn.

“Slaat de automatisering door?” verder lezen