Papierloos werken: mijn digitale brein

Evernote  is de applicatie die ik gebruik om thuis al mijn documenten, gedachten, lijstjes, reminders enz. in op te slaan. Mijn digitale brein als het ware. Alles wat ik wil onthouden sla ik op in mijn digitale archief zodat ik altijd alles bij de hand heb. Ik wil in deze post laten zien hoe mijn workflow er uit ziet.

Ik gebruik Evernote al een aantal jaar en er staan inmiddels 1172 documenten in. In al deze documenten kan ik binnen enkele seconden het document kan vinden dat ik op dat  moment nodig heb. Dit komt omdat ik al mijn documenten op een eenduidige manier opsla. De kracht van Evernote overigens, of een willekeurige andere archiefapplicatie komt pas goed tot zijn recht als er een wat grotere hoeveelheid documenten in staat. Dus geef het een kans en probeer het een tijdje.

Houdt het simpel
De sleutel van een goed digitaal archief is dat je het niet te ingewikkeld moet maken. In Evernote kun je oneindig veel notitieboeken en tags aanmaken. Mijn advies is om het simpel te houden en consequent dezelfde werkwijze aan te houden. Ikzelf heb slechts een paar notitieboeken en niet al te veel tags. Er zijn hele studies over het gebruik van Evernote gedaan en er zijn een heleboel boeken over geschreven. Een voorbeeld is ‘The secret weapon’. Dit is een heel systeem gebaseerd op het Getting Things Done principe van David Allen. Het systeem gebruikt Evernote om GTD toe te passen. Ik zou deze site zeker eens doorspitten, GTD is een goede managementmethode maar naar mijn mening niet geschikt om binnen Evernote te organiseren. Evernote is een archiefapplicatie en laten we het hiervoor gebruiken.

Mijn workflow
Mijn workflow wat betreft het digitaliseren probeer ik zo simpel mogelijk te houden, het bevat de volgende onderdelen:

  1. Archiveren of niet?
  2. Inbox
  3. Document titels
  4. Notitieboeken
  5. Tags

Hieronder heb ik de workflow even uitgetekend. (Ik ben niet zo’n tekenheld zoals je ziet)

“Papierloos werken: mijn digitale brein” verder lezen

Papierloos werken, tips en trucs

Er gaat thuis dagelijks zoveel papier door mijn handen. Waar berg ik het allemaal op? Dozen vol papieren op zolder en mappen vol documenten. Ik gooit het niet weg want misschien heb ik het nog eens nodig. Gelukkig corresponderen steeds meer instanties via e-mail, wat dan wel weer een overvolle mailbox als gevolg heeft.

Waar ik naar op zoek was is een oplossing waarbij ik al mijn fysieke en digitale documenten in op kan slaan. Een plek waar ik al mijn documenten binnen een paar seconden kan vinden, altijd en overal. Een perfecte oplossing hiervoor is Evernote.

“Papierloos werken, tips en trucs” verder lezen

Slaat de automatisering door?

Een tijdje geleden vroeg mijn vrouw een spaarrekening aan voor een van onze kinderen. Vervolgens werd zij diverse keren gebeld met de vraag of ze bepaalde stukken nog wilde ondertekenen. Welke stukken? vroeg mijn vrouw dan, we ontvingen niets. Uiteindelijk kregen we te horen dat de stukken waarschijnlijk in het portaal klaar stonden. Mijn vrouw logde in, maar niets te vinden. De medewerkers van de bank hadden geen idee. Mevrouw, de stukken zijn echt aan u verstuurd hoor. Ineens kreeg mijn vrouw een ingeving. Wij hebben een en/of rekening, als ik nu eens inlogde onder mijn naam? Ja hoor, daar stond het. Mijn vrouw vraagt iets aan, maar het komt in mijn inbox te staan. Waarom? waarom 2 mailboxen? Het is toch een gezamenlijke rekening?

Wat mij steeds vaker opvalt is dat medewerkers van in dit geval de bank geen idee hebben hoe hun eigen processen werken. Het wordt steeds meer een ICT feestje, maar de medewerkers die het contact met de klant hebben, hebben echt geen idee. Vakkennis verdwijnt, alle informatie wordt gepresenteerd op computerschermen. Grote bedrijven zeggen dat ze automatiseren om de klant beter en sneller te kunnen bedienen maar dit is volgens mij niet de primaire drijfveer. Wat de bedrijven natuurlijk willen is zoveel mogelijk werk verzetten met zo weinig mogelijk mensen. Ik geloof best dat klanten sneller bediend kunnen worden worden via de digitale weg, maar dan moet het proces wel goed ingericht zijn.

“Slaat de automatisering door?” verder lezen

Retro: oude MS-DOS games in je browser

Ken je het spel ‘Prince of Persia, nog? Way back in de jaren 90 was dit een ‘megahit’ in het DOS tijdperk.
prince2Prince

Op het Internet Archive verschenen onlangs ruim 2000 oude DOS games, die ook nog eens via je browser te spelen zijn. Hoe cool is dat. Gelukkig is het slecht weer buiten, want mijn weekeind is gevuld.

Je kunt het MS-DOS game archief hier vinden.